予約確認メッセージの作成方法【自動返信メッセージに役立つ情報も！】

お客様に予約の確定をお知らせし、予約内容を再確認していただくための「予約確認メッセージ」。

このメッセージは、予約日時の勘違いや予約忘れを防ぐために非常に有効です。この記事では、予約確認メッセージの書き方について詳しく解説し、基本的な構成や文章作成のポイントをご紹介します。

予約確認メッセージの役割と送信タイミングについて

「予約確認メッセージ」とは、お客様に希望する日時の予約が確定したことをお知らせするメッセージです。

このメッセージには、予約日時、予約者名、予約サービスなどが記載されており、お客様が予約内容を再確認する役割も果たします。

予約確認メッセージを送るタイミングとしては、一般的に2回あります。1回目は予約を受け付けた直後に送る「予約完了メッセージ」、そして2回目は予約日が近づいた時に送る「リマインドメッセージ」です。

予約確認メッセージに必要な情報

予約確認メッセージには、正確な予約情報を記載することで、予約者と管理者の双方が内容に間違いがないか確認できます。以下の情報を含めることが重要です。

メッセージの最後には、担当者からお客様へのコメントや来店を楽しみにしている旨のメッセージを添えると良いでしょう。

オリジナルのメッセージを一言加えるだけで、特別感や人間味が感じられる、印象の良いメッセージになります。

予約確認メッセージを作成する際のポイント

予約確認メッセージを作成する際の重要なポイントをご紹介します。以下の内容を参考にしてみてください。

分かりやすい件名にする

予約確認メッセージの件名は、用件や送り主が一目で分かるようにしましょう。

例えば、「【予約完了】〇〇（店名）」や「〇〇セミナー予約申込完了のお知らせ」といった具体的な件名にすると、予約確認メッセージであることがすぐに認識されやすくなります。

メッセージを一覧表示で確認する場合、まず目に留まるのは件名です。

内容は要点を絞って簡潔に

予約確認メッセージの内容は要点を絞って簡潔にまとめましょう。

スマートフォンでメッセージをチェックする人のことを考え、文章は短めにし、予約情報の詳細は箇条書きにすると読みやすくなります。情報量が多い場合は、改行や区切り線も活用しましょう。

もちろん丁寧な言葉遣いは必須ですが、冗長にならないよう注意してください。要点がスムーズに確認できる、すっきり見やすい文面を心がけましょう。

予約変更やキャンセル時の連絡先も記載

予約変更やキャンセルに備えて、連絡先も必ず記載しましょう。直前の急なトラブルに対応できるよう、電話番号を記載しておくと親切です。

連絡先はメッセージの最後に記載するのが分かりやすいです。「変更・キャンセルはこちらから」といった別枠を設けて目立たせておけば、必要な時にすぐに見つけてもらえます。

誤字脱字や内容の確認を徹底する

基本的なマナーとして、誤字脱字や記載内容の誤りがないかを必ず確認しましょう。特にテンプレートを作成する際は、慎重にチェックすることが重要です。

内容や文章に誤りがあるメッセージを送ると、受け取った相手の印象が悪くなったり、信頼を損ねたりする可能性があります。

オリジナルメッセージを添えると効果的

予約確認メッセージは事務的な印象を持たれがちですが、メッセージの最後に担当者からの一言コメントを加えるだけで、温かみのあるメッセージになります。

オリジナルメッセージは特別感を与え、お客様に喜んでもらえるでしょう。

メッセージを自動で返信してくれる予約システムを検討しよう

すべてのお客様に手作業で予約確認メッセージを送るのは、大変な作業です。メッセージの送信や問い合わせ対応など、予約に関する業務の負担を軽減したい場合は、予約システムの導入を検討してみると良いでしょう。

予約システムは、24時間自動で予約を受け付けたり、予約確認メッセージを自動返信したりするなど、多くの便利な機能を提供します。

お客様に予約の完了をお知らせする「予約完了メッセージ」、予約忘れを防止する「リマインドメッセージ」、後日来店のお礼を伝える「サンキューメッセージ」などを自動で配信する機能もあります。各種設定や登録も簡単で、誰でもスムーズに導入できます。