【例文付き】キャンセルポリシーとは？書き方をご紹介！

キャンセルポリシーとは、予約がキャンセルされる事態に備えて制定されるルールのことです。
このポリシーを明確に設けることで、キャンセルに伴う問題や不意のキャンセルを防ぐことができます。

本記事では、キャンセルポリシーの設定の必要性と、その具体的な作成方法について、実用的な例を交えてごします。キャンセルポリシーの書き方や無断キャンセルに悩まされている事業者の方は、ぜひ参考にしてください。

キャンセルポリシーは必要？3つのメリット

キャンセルポリシーを設定することは、さまざまなメリットがあります。

キャンセルによる損失を回収できる

キャンセルポリシーを設ける最大のメリットは、無断キャンセルや直前のキャンセルによる影響を最小限に抑えることができる点にあります。
例えば、キャンセル料を設定することにより、予約のキャンセルが生じた際にも、生じた空席による損失をある程度補填することが可能になります。

無断キャンセルを事前に防止できる

キャンセルポリシーを導入することで、特に無断キャンセルを未然に防ぐことができるという大きなメリットがあります。このポリシーが事前に顧客に明確に伝えられることで、キャンセルする場合には費用が発生することが顧客にも分かります。その結果、キャンセル料の存在が顧客を抑制し、無断でのキャンセルや直前キャンセルの発生を抑える効果が期待できます。

キャンセル時のトラブルを防止できる

事前にキャンセル条件を明示することで、顧客との信頼関係を築くことも可能です。
キャンセルポリシーは予約確定時に顧客がポリシーに同意することで、法的な紛争の際にも事業者を守る役割を果たします。

キャンセルポリシーの例文

サロンや整体院で活用できるキャンセルポリシーの例文をご紹介します。自店舗でキャンセルポリシーを作成する際の参考にしてみてください。

キャンセルポリシーを作成する時のポイント

キャンセルポリシーを作成する際には、以下の4つのポイントを抑えることが大切です。

1. キャンセル受付期間を設定する
   「予約日の前日までなら予約システム経由でキャンセルが可能」「予約当日の場合は必ず電話をしてください」など、どんな方法で予約を受け付けているのかを明示しましょう。
   
   
2. キャンセル料について具体的に記載する
   前日は50%、無断キャンセルは100％のように、基準を明確にして記載します。
   具体的かつ適切な額になるよう考えましょう。
   
   
3. 遅刻する場合の連絡方法を記載
   「「15分以上経過の場合、キャンセル扱いとさせていただきます」など、遅刻したらどうなるのかも明示しておくと、その場での対応に迷わずにすみます。
   
   
4. 目につきやすい場所に掲示する
   お客様が予約前に確認できるようにしましょう。ほとんどの人が見落とすようなわかりにくい部分に書いてしまうと、お客様の信頼を損ねる可能性もあります。
   ネット予約の場合は、「予約時の注意事項」のような項目を設定し、予約完了前に必ず目に留まる仕組みが必要です。
   

予約システムを活用してキャンセル防止

キャンセルの防止には、キャンセルポリシーを明示するだけでなく、他にも様々なアプローチが可能です。「予約システム」を活用することで無断キャンセルのリスクを大幅に軽減することができます。

LINE予約システム「予約魔法」には無断キャンセルを防止する機能が多く備わっています。
無断キャンセル防止ができる機能を紹介します。

リマインダーの自動送信

予約の前日にリマインドメールを自動送信できます。お客様が「予約をうっかり忘れていた」場合でも、予約日時を思い出させることで無断キャンセルを最小限に抑えることができます。

事前決済の導入

事前決済機能を利用することで、お客様に予約の確定と同時にキャンセルに対する責任を意識させ、無断キャンセルを慎重に考えるよう促すことが可能です。

キャンセル警告メッセージ

キャンセル回数が一定回数に達した顧客には、自動的にメッセージを送信します。
メッセージが教育的な役割を果たし、顧客の意識を高めキャンセル防止に繋がります。