電子カルテとは？導入する際のメリット・デメリットを解説

店舗運営において、効率的で質の高い顧客ケアを提供することは、店舗経営者にとって常に最優先事項です。
その鍵を握るのが、技術の進化を活用した電子カルテシステムの導入です。

電子カルテは、情報技術の進化の一環として、近年ますます普及しています。
従来の紙ベースのカルテとは異なり、電子カルテは情報をデジタル化し、保存・管理・共有するシステムです。
ここでは、電子カルテを導入する際のメリット、デメリット、注意点について詳しく解説します。

電子カルテのメリット

業務の効率化と記録の迅速化

電子カルテは、事前に設定されたテンプレートを使用して情報を入力することで、記録作業を迅速に完了させることができます。
紙のカルテでの記録作業と比較すると、あらかじめ決められた項目に沿って記入するため、作業が煩雑になることが少なく、それにより業務のストレスを減少させることが可能です。
このように、細かながらも業務の効率化は大きな利点です。

情報の管理と検索の簡便化

情報は電子データとして保存されるため、その管理が格段にしやすくなります。
必要な情報を検索する場合も、インターネット検索と同様の操作感で素早く見つけることができます。
さらに、電子データのため紛失の心配がなく、入力した情報は即座に反映されるため、情報共有も効率的です。

ミスの現象

紙ベースの記録では、手書きによるエラーが避けられません。
これには、「字が読めない」や「誤った漢字の使用」などのミスが含まれます。

しかし、電子カルテを使用すれば、この種の人為的なミスを大幅に削減することができます。
管理スタッフの記入ミスがなくなり、不必要な心配をする必要がありません。
加えて、記入ミスによる誤った施術の防止も大きな利点です。

保管スペースの必要性を解消

電子カルテは、サーバー上に保存されるため、物理的な保管スペースを必要としません。
これにより、施設内に特別なカルテ保管場所を設ける必要がなく、紙ベースの記録をデジタル化することで、限られたスペースをより効率的に使用できます。

空いたスペースは、施設の他の重要な用途に利用できるため、施設全体の利用価値を高めることができます。

データ共有の容易化と適切な施術の実現

電子カルテシステムの導入により、データの共有が以前にも増して容易になります。
特に、系列店舗との情報共有が可能になれば、顧客に対してより多様なアプローチを行えます。

電子カルテのデメリット

電子カルテには多くの導入メリットがあるものの、注意が必要な側面も存在します。これから、電子カルテ導入に伴う潜在的なデメリットについて探っていきましょう。

移行が複雑の場合がある

紙のカルテから電子カルテへの移行は、これまで蓄積された情報をデジタル化する過程を要します。

この移行作業は、店舗のリソースだけでは対応が難しく、かなりの時間と労力を要する可能性があります。
そのため、電子カルテを導入する際には、サポート体制の有無を確認することが重要です。

導入に際しては、「写真データとしての移行が可能かどうか」「紙の記録から電子カルテへのデータ転送を代行してもらえるサービスがあるか」など、具体的な移行方法についても前もって検討しておくと良いでしょう。

導入と運用の費用が高額になる

電子カルテシステムの導入には、初期投資のほかに、継続的な運用コストが発生することが一般的です。

費用対効果を慎重に考えながら、店舗に適したシステムを選ぶことが推奨されます。
不必要な出費を避け、コストパフォーマンスの高いシステム選びを心がけましょう。

システムに慣れるまで時間がかかる

電子カルテは紙とは全く運用方法や管理方法が違います。
そのためスムーズに運用するまでには、慣れることが必要です。
スタッフの中には「ネットが苦手」という方もいらっしゃるでしょう。システムの種類によっても操作方法も異なるため、まずは慣れるまでの練習期間を設けたり、研修を行うことが大切です。

セキュリティ対策が必要

カルテに記載されている情報は個人情報です。
従って電子カルテは徹底したセキュリティ対策が必要になります。

外出時にカルテを開かない等、取扱に対してルールを設けるなど、工夫を施しましょう。

予約魔法は電子カルテも使える

予約魔法はカルテ管理においてもおすすめのシステムです。予約魔法は以下の機能も備えています。

カルテの閲覧制限機能

カルテの閲覧制限機能により、顧客のプライバシー保護と情報のセキュリティが強化されます。
必要なスタッフのみがカルテにアクセスできるように設定することで、機密性の高い情報が適切に管理されるのです。

豊富なテキスト情報と画像の添付

来店日、施術内容、担当者、施術履歴、健康上の問題、アレルギー、来店目的や理由、備考などの詳細なテキスト情報の記録が可能です。
さらに、これらの情報に加えて画像を添付することもでき、顧客の状態や治療過程の記録がより詳細に行えます。

この機能により、顧客一人ひとりに合わせた細やかな対応が可能となり、施術の質の向上に貢献します。

信頼のクラウドサーバーAWS上での稼働

予約魔法はAmazon Web Services（AWS）上で稼働しています。AWSは、日本政府や多くの国際的な上場企業を含む数多くの組織が採用している世界的に信頼されているクラウドサービスです。
最先端のセキュリティ対策と高い信頼性の下で患者情報を管理することができます。

予約魔法のこれらの特長は、顧客管理と予約システムの効率化、さらには情報セキュリティの確保に大きなメリットをもたらします。
そのため、機能性と安全性を兼ね備えたシステムを求めるすべての方にとって、予約魔法は非常におすすめの選択肢と言えるでしょう。